บทที่2 ระบบสารสนเทศ

 บทที่2 ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

1.นิยามความหมายและยกตัวอย่างของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

ตอบ ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management  Information Systems) หรือ MISหมายถึงระบบที่รวบรวมและจัด เก็บข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์การอย่างมีเกณฑ์ เพื่อนำมาประมวลผลและจัดรูปแบบให้ได้สารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการทำงาน และการตัดสินใจในด้านต่าง ๆ ของผู้บริหาร เพื่อให้การดำเนินงานขององค์การเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

เช่น การบันทึกข้อมูล การจัดทำทะเบียนประวัติ

2.ข้อและสารสนเทศมีความเหมือนหรือแตกต่างกันอย่างไร

ตอบ  มีความต่างกัน ข้อมูล  หมายถึงข้อมูลดิบ (Raw Data)  ที่ถูกเก็บรวบ รวมจากแหล่งข้อมูลต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์การ โดยข้อมูลจะยังไม่มีความหมายในกานนำไปใช้งาน  หรือ ตรงตามความต้องการของผู้ใช้

                สารสนเทศ หมายถึง ผลที่เกิดจากการประมวลผลข้อมูลดิบที่ถูกจัดเก็บไว้อย่างเป็นระบบ โดยผลลัพธ์ที่ได้สามารถนำไปประกอบการทำงานหรือสนับสนุนการตัดสินใจของผู้ บริหาร

3.สารสนเทศที่ดีควรมีคุณสมบัติอย่างไร

ตอบ        1.) ถูกต้อง

        2.) ทันเวลา

        3.) สอดคล้องกับงาน

        4.) สามารถตรวจสอบได้

4.ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการมีประโยชน์ต่อการประกอบธุรกิจอย่างไร

 ตอบ           1.) เข้าถึงสารสนเทศ

                   2.) การกำหนดเป้าหมายกลยุทธ์และการวางแผนปฏิบัติ

                   3.) ตรวจสอบผลการดำเนินงาน

                   4. )ศึกษา และวิเคราะห์สาเหตุของปัญหา

                   5. )การวิเคราะห์ปัญหาหรืออุปสรรค

                   6.) ลดค่าใช้จ่าย

5. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการที่มีประสิทธิภาพต้องประกอบด้วยคุณสมบัติอะไรบ้าง

      ตอบ        1.) ความสามารถในการจัดเก็บข้อมูล

                      2.) ความปลอดภัยของข้อมูล

                      3.) ความยืดหยุ่น

                      4.) ความพอใจของผู้ใช้

6.บุคคลที่เกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการมีกี่ระดับ อะไรบ้าง

   ตอบ        มี 3 ระดับ 1. )หัวหน้าระดับต้น (First-Line Supervisor หรือ Operation Manager)

                                   2.) ผู้จัดการระดับกลาง (Middle Manager)

                       3.) ผู้บริหารระดับสูง(Executive หรือ Top Manager)

7.จงอธิบายความสัมพันธ์ระหว่างการใช้งานระบบสารสนเทศและระดับของผู้บริหารในองค์การ

ลักษณะของระบบ	ระดับของผู้ใช้
	ผู้จัดการระดับ ปฏิบัติการ	ผู้จัดการระดับ กลาง	ผู้จัดการระดับสูง
- ที่มาของสารสนเทศ	-ภายใน	-ภายใน	-ทั้งภายในและภายนอก
-วัตถุประสงค์ของการใช้สารสนเทศ	-ปฏิบัติงาน	-ควบคุมผลปฏิบัติงาน	-วางแผน
-ความถี่ของการใช้สารสนเทศ	-สูง	-ปานกลาง	-ไม่แน่นอน
-ขอบเขตของสารสนเทศ	-แคบแต่ชัดเจน	-ค่อนข้างกว้าง	-กว้าง
-ความละเอียดของสารสนเทศ	- มาก	-สรุปกว้าง ๆ	-สรุปชัดเจน
- การรายงานเหตุการณ์	- ที่เกิดขึ้นแล้ว	- เกิดแล้ว/กำลังจะเกิด	- อนาคต
- ความถูกต้องของสารสนเทศ	- สูง	- ปานกลาง	- ตามความเหมาะสม

8.ผู้บริหารสมควรมีบทบาทต่อการใช้งานเทคโนโลยีสารสนเทศขององค์การอย่างไร

    ตอบ    1.) การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการสร้างประสิทธิภาพ และความพร้อมในการแข่งขันให้กับองค์การ

                2.) เข้าใจความต้องการของระบบและองค์การในสภาพแวดล้อมยุคโลกาภิวัตณ์

                3.) ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศสนับสนุนการพัฒนาคุณภาพในการดำเนินงานทั่วทั้งองค์การ

                4.) มีส่วนร่วมในการออกแบบและการพัฒนาโครงสร้างระบบสารสนเทศรวมขององค์การ

                5.) บริหารและตัดสินใจในการสรรหาและคัดเลือกเทคโนโลยีสารสนเทศ และสื่อสารโทรคมนาคม

                6.) การจัดและควบคุมผลกระทบของเทคโนโลยีสารสนเทศที่มีต่อผู้เกี่ยวข้อง

                7.) ให้ความช่วยเหลือและสนับสนุนการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการทำงาน แก่ผู้ใช้อื่น

                8.) เข้าใจประเด็นสำคัญด้านจริยธรรมที่ เกี่ยวกับการใช้งานเทคโนโลยีสารสนเทศ

9.โครงสร้างของหน่วยงานสารสนเทศแบ่งออกเป็นกี่ส่วน อะไรบ้าง

     ตอบ โครงสร้างของหน่วยงานสารสนเทศแบ่งเป็น 3 ส่วน

1.) หน่วยวิเคราะห์ และออกแบบระบบ (System Analysis and Design Unit)

2.) หน่วย เขียนชุดคำสั่ง(Programming Unit)

3.) หน่วยปฏิบัติการและบริการ(Operations and Services Unit)

10.บุคลากรของหน่วยงานสารสนเทศแบ่งออกเป็นกี่ประเภท อะไรบ้าง

     ตอบ  บุคลากรของหน่วยงานสารสนเทศแบ่งออกเป็น 7 ประเภท

1.) หัวหน้าพนักงาน สารสนเทศ

2.) นักวิเคราะห์และ ออกแบบ

3.) ผู้เขียนชุดคำ สั่ง

4.) ผู้ควบคุม เครื่องคอมพิวเตอร์

5.) ผู้จัดตารางเวลา

6.)  พนักงานจัดเก็บและรักษา

7.)  พนักงานจัดเตรียมข้อมูล

11.เพราะเหตุใดผู้ที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยีสารสนเทศจะต้องตระหนักและให้ความสำคัญกับจริยธรรมและจรรยาบรรณ ?

  ตอบ เพราะ การใช้เทคโนโลยีใหม่ ๆ สามารถทำให้เกิดการกระจายอำนาจในองค์การ การบุกรุกสิทธิส่วนบุคคลหรือคู่แข่งขัน เป็นต้น ดั้งนั้นผู้ที่เกี่ยวก็ จะต้องตระหนักถึงบุคคลรอบข้างด้วยว่ามีผลกระทบต่อใคร

12.จงอธิบายตัวอย่างผลกระทบทางบวกและทางลบของการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ

ตอบ     ผลกระทบทางบวก

1.) เพิ่มความสะดวก สบายในการสื่อสาร การบริการ และการผลิต เช่น ติดต่อสื่อสารด้วยเครือข่ายอินเทอร์เน็ต

2.) เกิดสังคมแห่ง การเรียนรู้

3.) มีระบบผู้เชี่ยว ชาญต่าง ๆ ในฐานข้อมูลความรู้

4.) เทคโนโลยี สารสนเทศสร้างโอกาสให้คนพิการหรือผู้ด้วยโอกาสจากการพิการทางร่างกาย

5.) พัฒนาคุณภาพการศึกษาโดยเกิดการศึกษาในรูปแบบ ใหม่

6.) การทำงานเปลี่ยน แปลงไปในทางที่ดีขึ้น

7.) ผู้บริโภคได้รับ ประโยชน์จาการบริโภคสินค้าที่หลากหลายและมีคุณภาพดีขึ้น

        ผลกระทบทางลบ

1.) ก่อให้เกิดความ เครียดขึ้นในสังคม

2.) ก่อให้เกิดการ รับวัฒนธรรมหรือแลกเปลี่ยนวัฒนธรรมของคนในสังคมโลก เช่น การมอมเมาเยาวชนในรูปของเกมอิเล็กทรอนิกส์ เป็นต้น

3.) ก่อให้เกิดผลด้านศีลธรรม

4.) การมีส่วนร่วมของคนในสังคมลดน้อยลง

5.) การละเมิดสิทธิเสรีภาพส่วนบุคคล

6.) เกิดช่องว่างทางสังคม

                  7.) เกิดการต่อต้านเทคโนโลยี เช่น ด้านการศึกษา การสาธารณสุข เป็นต้น

8.) อาชญากรรมบน เครือข่าย เช่น ปัญหาอาชญากรรม

9.) ก่อให้เกิดปัญหา ด้านสุขภาพ เช่น โรคคลั่งอินเทอร์เน็ต

บทที่1 เทคโนโลยีสารสนเทศ

บทที่ 1 เทคโนโลยีสารสนเทศ

1.จงอธิบายความหมายและส่วนประกอบของเทคโนโลยีสารสนเทศ

ตอบ เทคโนโลยีสารสนเทศ หมายถึงเทคโนโลยีที่ประกอบขึ้นด้วยระบบจัดเก็บและประมวลผลข้อมูลระบบที่สื่อ สารโทรคมคม และอุปกรณ์สนับสนุน การปฏิบัติงานด้านสารสนเทศที่มีการวางแผนจัดการ และใช้งานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ
         องค์ประกอบสำคัญของเทคโนโลยีสารสนเทศ 3 ประการ
         1. ระบบประมวล
         2. ระบบสื่อสารโทรคมนาคม
         3. การจัดการข้อมูล

2.เหตุใดการจัดการข้อมูลจึงเป็นส่วนประกอบที่สำคัญของเทคโนโลยีสารสนเทศ

ตอบ เพราะเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นเทคโนโลยีทุกรูปแบบที่นำมาประยุกต์ใน การประมวลผล โดยที่ระบบทางกายภาพประกอบด้วยคอมพิวเตอร์อุปกรณ์ติดต่อสื่อสาร และระบบเครือข่าย ขณะที่ระบบนามธรรมเกี่ยวข้องข้อมูลกับการจัดรูปแบบของการมีปฏิสัมพันธ์ด้าน สารสนเทศทั้งภายในและนอกระบบให้สามารถดำเนินการร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ

3.หน่วยประมวลผลกลาง (CPU)มีหน้าที่อะไร และสามารถเปรียบเทียบกับอวัยวะส่วนใดของมนุษย์

ตอบ CPU จะทำหน้าที่ควบคุมการทำงานและการประมวลผลของระบบคอมพิวเตอร์
         สามารถเปรียบเทียบ CPU กับสมองของมนุษย์

4.เราสามารถจำแนกคอมพิวเตอร์ออกเป็นกี่ประเภท  อะไรบ้าง

  ตอบ  จำแนกคอมพิวเตอร์ออกเป็น 4 ประเภท
             1. ซูเปอร์คอมพิวเตอร์( Supercomputer )
             2. เมนเฟรมคอมพิวเตอร์ ( Mainframe )
             3. มินิคอมพิวเตอร์(Minicomputer)
             4. ไมโครคอมพิวเตอร์  ( Microcomputer)หรือคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล(Personal computer ) หรือที่นิยมเรียกสั้น ๆ ว่า PC

5.เหตุใดจึงมีผู้กล่าวว่า “คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องจักรกลที่เปลี่ยนแปลงโลก” และท่านเห็นด้วยกับความคิดนี้หรือไม่  เพราะเหตุใด

ตอบ เห็นด้วย เพราะคอมพิวเตอร์สามารถทำงานด้ายหลายอย่าง  รวดเร็ว และงานบางอย่างคอมพิวเตอร์สามารถทำแทนมนุษย์ได้

6.ชุดคำสั่งและภาษาคอมพิวเตอร์คืออะไร และมีความสัมพันธ์กันอย่างไร

ตอบ ชุดคอมพิวเตอร์หรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ (computer Program) คือ เป็นชุดคำสั่งที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถติดต่อสื่อสารและสั่งงานคอมพิวเตอร์ได้ อย่างมีประสิทธิภาพ
        ภาษาคอมพิวเตอร์(Computer Larguage) เป็นสื่อกลางในการติดต่อสื่อสารระหว่างผู้ใช้คอมพิวเตอร์ เพื่อให้สามารถทำงานรวมกันอย่างสะดวกราบรื่น
       โดยชุดคำสั่งถูกเขียนขึ้นด้วยคอมพิวเตอร์ซึ่งเป็นภาษาที่ใช้ติดต่อสื่อสาร ระหว่างผู้ใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์

7.ภาษายุคที่4 หรือ 4GL เป็นอย่างไร และมีความแตกต่างจากภาษาคอมพิวเตอร์ในอดีตอย่างไร

ตอบ เป็นภาษาระดับสูงที่ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อให้ผู้ใช้สามารถใช้งานเฉพาะอย่าง เช่น ฐานข้อมูล การประมวลเอกสาร และการจัดตาราง เป็นต้น โดยที่ 4GL จะง่ายต่อการเรียนรู้และการใช้งาน โดยผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องมีพื้นฐานความรู้ด้านคอมพิวเตอร์ที่ลึกซึ้ง

8.จงยกตัวอย่างและอธิบายรายละเอียดของเทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคมที่เป็นประโยชน์ต่องานสารสนเทศขององค์การ

ตอบ โทรศัพท์ วิทยุสื่อสาร เป็นต้น เป็นเทคโนโลยีที่ช่วยให้การส่งผ่านข่าวสารข้อมูลในระบบไกลได้อย่างมี ประสิทธิภาพ และเป็นระบบที่ช่วยให้การสื่อสารข้อมูลมีความถูกต้อง ชัดเจน และรวดเร็วสมบูรณ์มากยิ่งขึ้น

TPS คืออะไร

TPS  คือ

ระบบสารสนเทศแบบประมวลรายการ(Transaction Processing Systems -TPS)

เป็นระบบสารสนเทศที่เกี่ยวกับการบันทึกและประมวลข้อมูลที่เกิดจาก ธุรกรรมหรือการปฏิบัติงานประจำหรืองานขั้นพื้นฐานขององค์การ เช่น การซื้อขายสินค้า การบันทึกจำนวนวัสดุคงคลัง เมื่อใดก็ตามที่มีการทำธุรกรรมหรือปฏิบัติงานในลักษณะดังกล่าวข้อมูลที่ เกี่ยวข้องจะเกิดขึ้นทันที เช่น ทุกครั้งที่มีการขายสินค้า ข้อมูลที่เกิดขึ้นก็คือ ชื่อลูกค้า ประเภทของลูกค้า จำนวนและราคาของสินค้าที่ขายไป รวมทั้งวิธีการชำระเงินของลูกค้า

วัตถุประสงค์ของ  TPS
1.   มุ่งจัดหาสารสนเทศทั้งหมดที่หน่วยงานต้องการตามนโยบายของหน่วยงานหรือตามกฎหมาย เพื่อช่วยในการปฏิบัติงาน
2.   เพื่อเอื้ออำนวยต่อการปฏิบัติงานประจำให้มีความรวดเร็ว
3.   เพื่อเป็นหลักประกันว่าข้อมูลและสารสนเทศของหน่วยงานมีความ ถูกต้องเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันและรักษาความลับได้
4. เพื่อเป็นสารสนเทศที่ป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบสารสนเทศที่ใช้ในการตัดสินใจอื่น เช่น MRS หรือ DSS

หน้าที่ของ TPS
1. การจัดกลุ่มของข้อมูล (Classification) คือ การจัดกลุ่มข้อมูลลักษณะเหมือนกันไว้ด้วยกัน
2. การคิดคำนวณ (Calculation) การคิดคำนวณโดยใช้วิธีการคณิตศาสตร์ เช่น บวก ลบ คูณ หาร เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่เป็นประโยชน์ เช่น การคำนวณภาษีขายทั้งหมดที่ต้องจ่ายในช่วง 3 ปีที่ผ่านมา
3. การเรียงลำดับข้อมูล (Sorting) การจัดเรียงข้อมูลเพื่อทำให้การประมวลผลง่ายขึ้น เช่น การจัดเรียง invoices ตามรหัสไปรษณีย์เพื่อให้การจัดส่งเร็วยิ่งขึ้น
4. การสรุปข้อมูล (Summarizing) เป็นการลดขนาดของข้อมูลให้เล็กหรือกะทัดรัดขึ้น เช่น การคำนวณเกรดเฉลี่ยของนักศึกษาแต่ละคน
5. การเก็บ (Storage)  การบันทึกเหตุการณ์ที่มีผลต่อการปฏิบัติงาน อาจจำเป็นต้องเก็บรักษาข้อมูลไว้ โดยเฉพาะข้อมูลบางประเภทที่จำเป็นต้องเก็บรักษาไว้ตามกฎหมาย ที่จริงแล้ว TPS เกี่ยวข้องกับงานทุกระดับในองค์การ แต่งานส่วนใหญ่ของ TPS จะเกิดขึ้นในระดับปฏิบัติการมากกว่า แม้ว่า TPS จะจำเป็นในการปฏิบัติงานในองค์การแต่ระบบ TPS ก็ไม่เพียงพอในการสนับสนุนในการตัดสินใจของผู้บริหาร ดังนั้นองค์การจึงจำเป็นต้องมีระบบอื่นสำหรับช่วยผู้บริหารด้วย ดังจะกล่าวต่อไป

ลักษณะสำคัญของระบบสารสนเทศแบบ TPS

มีการประมวลผลข้อมูลจำนวนมาก

แหล่ง ข้อมูลส่วนใหญ่มาจากภายในและผลที่ได้เพื่อตอบสนองต่อผู้ใช้ภายในองค์การเป็น หลัก อย่างไรก็ตามในปัจจุบันหุ้นส่วนทางการค้าอาจจะมีส่วนใน การป้อนข้อมูลและอนุญาตให้หน่วยงานที่เป็นหุ้นส่วนใช้ผลที่ได้จาก TPS โดยตรง

กระบวนการประมวลผลข้อมูลมีการดำเนินการเป็นประจำ เช่น ทุกวัน ทุกสัปดาห์ ทุกสองสัปดาห์

มีความสามารถในการเก็บฐานข้อมูลจำนวนมาก

มีการประมวลผลข้อมูลที่รวดเร็ว เนื่องจากมีปริมาณข้อมูลจำนวนมาก

TPS จะคอยติดตามและรวบรวมข้อมูลภายหลังที่ผลิตข้อมูลออกมาแล้ว

ข้อมูลที่ป้อนเข้าไปและที่ผลิตออกมามีลักษณะมีโครงสร้างที่ชัดเจน (structured data)

ความซับซ้อนในการคิดคำนวณมีน้อย

มีความแม่นยำค่อนข้างสูง การรักษาความปลอดภัย ตลอดจนการรักษาข้อมูลส่วนบุคคลมีความสำคัญเกี่ยวข้องโดยตรงกับ TPS

ต้องมีการประมวลผลที่มีความน่าเชื่อถือสูง

กระบวนการประมวลข้อมูลของ TPS มี 3 วิธี คือ 
1. Batch processing การประมวลผลเป็นชุดโดย การรวบรวมข้อมูลที่เกิดจากธุรกรรมที่เกิดขึ้นและรวมไว้เป็นกลุ่มหรือเป็นชุด (batch) เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง หรือจัดลำดับให้เรียบร้อยก่อนที่จะส่งไปประมวลผล โดยการประมวลผลนี้จะกระทำเป็นระยะๆ (อาจจะทำทุกคืน ทุก 2-3 วัน หรือทุกสัปดาห์)
2. Online processing คือ ข้อมูลจะได้รับการประมวลผล และทำให้เป็นเอาท์พุททันทีที่มีการป้อนข้อมูลของธุรกรรมเกิดขึ้น เช่น การเบิกเงินจากตู้ ATM จะประมวลผลและดำเนินการทันที เมื่อมีลูกค้าใส่รหัสและป้อนข้อมูลและคำสั่งเข้าไปในเครื่อง
3. Hybrid systems เป็นวิธีการผสมผสานแบบที่ 1) และ2) โดยอาจมีการรวบรวมข้อมูลที่เกิดขึ้นทันที แต่การประมวลผลจะทำในช่วงกระยะเวลาที่กำหนด เช่น แคชเชียร์ที่ป้อนข้อมูล การซื้อขายจากลูกค้าเข้าคอมพิวเตอร์ ณ จุดขายของ แต่การประมวลผลข้อมูลจากแคชเชียร์ทุกคนอาจจะทำหลังจากนั้น (เช่น หลังเลิกงาน)

Customer Integrated Systems (CIS)
                เป็นระบบสารสนเทศซึ่งพัฒนามาจาก TPS โดยลูกค้าสามารถป้อนข้อมูลและทำการประมวลผลด้วยตนเองได้ เช่น ATM (Automated teller machines) ซึ่งช่วยให้ลูกค้า สามารถติดต่อกับธนาคารได้ทุกที่และทุกเวลา ATMทำให้ลูกค้ามีความคล่องตัวในการเข้าถึง มากขึ้น และทำให้ธนาคารไม่จำเป็นต้องจ้างพนักงานจำนวนมากอีกต่อไป ซึ่งช่วยให้ธนาคารประหยัดเงินได้จำนวนหลายล้านบาทต่อปี ดังนั้นบางธนาคารจึงได้ส่งเสริมให้ลูกค้าในการใช้ ATMโดยการคิดค่าธรรมเนียมหากลูกค้าติดต่อกับพนักงานในการเบิกถอนเงิน ในลักษณะที่สามารถเบิกถอนได้กับเครื่องATM
นอกจากงานของธนาคารแล้ว ในปัจจุบัน มหาวิทยาลัยต่างๆ ได้นำระบบ CIS มาใช้เพื่อให้นักศึกษาสามารถลงทะเบียน โดยผ่านเครื่องโทรศัพท์ นอกจากนี้ CIS ยังช่วยให้ประชาชนสามารถจ่ายค่าน้ำค่าไปจากคอมพิวเตอร์ที่บ้านก็ได้

หน้าที่การทำงานของ TPS
งานเงินเดือน (Payroll)                              
• การติดตามเวลาการทำงานของพนักงาน
•  การคิดเงินเดือน โดยมีการหักภาษี ค่าประกัน หรือค่าใช้จ่ายอื่นๆ
• การออกเช็คเงินเดือนหรือการโอนเงินเดือนเข้าบัญชีให้กับลูกจ้าง
การสั่งซื้อสินค้า (Purchasing)             
• การสั่งซื้อหรือบริการต่างๆ
• การบันทึกข้อมูล การส่งสินค้าหรือบริการจากซัพพลายเออร์
การเงินและการบัญชี    (Finance and Accounting)                      
• การบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับรายรับ         
• การบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับภาษี
• การติดตามค่าใช้จ่ายต่างๆ
การขาย (Sales)                                   
• การบันทึกข้อมูลการขาย
• การออกใบเสร็จรับเงินหรือบิลส่งสินค้า
• การติดตามข้อมูลรายรับ
• การบันทึกการจ่ายหนี้
• การเก็บข้อมูลการส่งสินค้าหรือบริการไปยังลูกค้า
วัสดุคงคลัง                                        
• การติดตามการใช้วัสดุภายในหน่วยงาน(Inventory Management)     
• การติดตามระดับปริมาณของวัสดุคงเหลือ
• การสั่งซื้อวัสดุที่จำเป็น

ที่มาhttp://thitikorn2009.exteen.com/20090814/tps

ระบบการซื้อ

การจัดซื้อ  (Purchasing)

                 ในการผลิตสินค้าขององค์การอุตสาหกรรมหนึ่ง ๆ  จำเป็นอย่างยิ่งจะต้องมีวัตถุดิบหรือพัสดุต่าง ๆ  อย่างเพียงพอไม่น้อยเกินไปหรือมากเกินไป  เพราะถ้าหากมีวัตถุดิบน้อยเกินไปอาจทำให้วัตถุดิบขาดมือ  และถ้าหากมีวัตถุดิบมากเกินไป  จะทำให้มีค่าจ่ายสูงเกินความจำเป็น  และจะส่งผลต่อราคาสินค้าต่อหน่วยที่จะมีราคาสูงตามด้วย  ในทางการบริหารจำเป็นอย่างยิ่งที่จะทำให้วัตถุดิบมีเพียงพอต่อการผลิต การจัดซื้อและการบริหารเกี่ยวกับสินค้าคงคลัง  จึงเป็นงานหลักอย่างหนึ่งในการประกอบธุรกิจ

                  ความหมายของการจัดซื้อ  (Define  of  purchasing)

                  การจัดซื้อ  (Purchasing)  หมายถึง  การดำเนินงานตามขั้นตอนต่าง ๆ เพื่อให้ได้มาซึ่งวัตถุดิบ  วัสดุ  และสิ่งของเครื่องใช้ต่าง ๆ ที่จำเป็นโดยมีคุณสมบัติ  ปริมาณ  ราคา  ช่วงเวลา  แหล่งขาย  และการนำส่ง  ณ  สถานที่ถูกต้อง  (ปราณี  ตันประยูร, 2537 : 137)

                  วัตถุประสงค์ของการจัดซื้อ  (Objective  of  Purchasing)

    1.  เพื่อให้มีวัตถุดิบและวัสดุอื่น ๆ ในการผลิตอย่างเพียงพอ
    2.  เพื่อรักษาคุณสมบัติของวัตถุดิบที่จัดซื้อให้ได้มาตรฐานเดียวกัน
    3.  เพื่อหลีกเลี่ยงการเสียหาย และความล้าสมัยวัตถุดิบ
    4.  เพื่อให้กิจการมีกำไร  มีต้นทุนในการจัดซื้อต่ำวัตถุดิบที่ใช้เพียงพอ
    5.  หลีกเลี่ยงปัญหาพัสดุซ้ำกัน

 กลยุทธ์การจัดซื้อ

                  ในการจัดซื้อวัสดุนั้น  บริษัทเป็นฝ่ายผู้ซื้อ  เจ้าของแหล่งวัสดุเป็นฝ่ายผู้ขาย  ฝ่ายใดมีอำนาจการต่อรองสูงฝ่ายนั้นจะเป็นฝ่ายได้เปรียบ  เพื่อป้องกันมิให้เสียเปรียบบริษัทจึงต้องพยายามรักษาดุลยภาพของอำนาจในการต่อรองเอาไว้  ซึ่งอาจทำได้หลายวิธีดังต่อไปนี้

                  1.  การกระจายการจัดซื้อวิธีหนึ่งในการป้องกันมิให้อำนาจในการต่อรองต่ำกว่าผู้ขายได้แก่การกระจายการจัดซื้อไปยังผู้ขายที่ผ่านการคัดเลือกแล้วหลาย ๆ ราย  ปริมาณการสั่งซื้อที่กระจายให้แก่ผู้ขายแต่ละรายต้องมากพอที่จะทำให้เห็นคุณค่าว่าควรติดต่อค้าขายกับผู้ซื้อในระยะยาว   ขณะเดียวกันถ้าฝ่ายผู้ขายเสนอให้ส่วนลดเพราะซื้อจำนวนมาก  ก็ควรนำเข้ามาประกอบการพิจารณาการจายการซื้อด้วย  การกระจายการซื้อนั้น   นอกจากจะป้องกันมิให้อำนาจในการต่อรองตกต่ำแล้วยังอาจทำให้มีอำนาจนี้เพิ่มขึ้นอีกก็ได้

                  2.  การสร้างแหล่งซื้อเพิ่มเติม  วิธีนี้นิยมนำมาใช้ในกรณีบริษัททำการประเมินคุณสมบัติต่าง ๆ แล้วปรากฏว่ามีผู้ขายผ่านเกณฑ์การประเมินได้จำนวนน้อย  การใช้กลยุทธ์การกระจายการซื้อไม่ให้ความมั่นใจเท่าที่ควร  จึงจำเป็นต้องสร้างแหล่งซื้อเพิ่มเติมขึ้นมา  ซึ่งอาจทำได้หลายวิธี  เช่น  ให้คำแนะนำทางเทคนิคแก่ผู้ขายที่ไม่ผ่านเกณฑ์การประเมินเนื่องจากเกณฑ์ทางด้านคุณภาพแต่มีศักยะว่าจะปรับปรุงได้  ทำสัญญาซื้อล่วงหน้ากับผู้ขายที่ฐานะทางการเงินไม่มั่นคงพอที่จะลงทุนผลิตวัสดุมาส่งมอบให้ตรงเวลา  เป็นต้น

                  3.  การหลีกเลี่ยงต้นทุนการเปลี่ยนแหล่งซื้อ  ผู้ขายหลายรายใช้วิธีให้ความช่วยเหลือทางด้านวิศวกรรม  เครื่องจักร  หรือทางด้านอื่น ๆ  โดยไม่คิดค่าใช้จ่ายเพื่อให้ฝ่ายผู้ซื้อตกเป็นทาสทางเทคนิคหรือระบบการผลิต  เพราะความช่วยเหลือเช่นว่านั้นทำให้ต้องซื้อวัสดุเกี่ยวเนื่องอื่น ๆจากผู้ให้ความช่วยเหลือนั่นเองเมื่อได้รับข้อเสนอให้เปล่าในทำนองนี้ฝ่ายผู้ซื้อต้องพิจารณาโดยรอบคอบเพราะอาจก่อให้เกิดต้นทุนอย่างมหาศาลในอนาคตได้

                  4.  การกำหนดมาตรฐานวัสดุผลิตภัณฑ์ที่มีความเป็นมาตรฐานเดียวกันจะมีเกณฑ์กำหนดตรงกันเสมอ  สามารถใช้แทนกันได้  ถ้าผู้ประกอบการทุกรายที่อยู่ในอุตสาหกรรมเดียวกัน   สามารถกำหนดมาตรฐานวัสดุร่วมกันออกมาได้   จะทำให้อำนาจต่อรองของฝ่ายผู้ขายแต่ละรายลดลงมาในระดับหนึ่ง  เพราะทางฝ่ายผู้ซื้อจะซื้อจากผู้ขายรายใดก็ได้  เนื่องจากวัสดุใช้แทนกันได้   อีกทั้งต้นทุนการเปลี่ยนแหล่งซื้อไม่มี

                  5.  การรวมตัวย้อนหลัง  เป็นลักษณะของการขยายธุรกิจแบบหนึ่ง  วิธีการคือ  ก้าวจากการเป็นผู้ผลิตอยู่เดิมไปเป็นเจ้าของแหล่งวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิตอีกธุรกิจหนึ่ง  วิธีนี้ย่อมทำให้อำนาจต่อรองของฝ่ายผู้ขายลดลงเพราะนอกจากจะเป็นการเพิ่มแหล่งซื้อของฝ่ายผู้ซื้อแล้วยังเป็นการเพิ่มคู่แข่งขันแก่ฝ่ายผู้ขาย  วิธีแม้จะผลิตวัตถุดิบเองบางส่วน  ซื้อจากผู้ขายบางส่วน  ก็ยังเป็นวิธีที่มีประสิทธิผล     บางครั้งแม้แต่เพียงการศึกษาโครงการที่จะก้าวเข้าไปเป็นเจ้าของแหล่งวัตถุดิบอย่างเปิดเผย  ก็อาจเป็นการป้องปรามพฤติกรรมการขายที่ไม่ดีของฝ่ายผู้ขายได้

                  6.  การเร่งรัดการจัดซื้อ  เป็นการแสดงให้ฝ่ายผู้ซื้อได้ติดตามตรวจสอบและประเมินการดำเนินงานของฝ่ายผู้ขาบอย่างใกล้ชิดตลอดเวลา  ทำให้ฝ่ายผู้ขายไม่กล้าบิดพลิ้ว  วิธีนี้ใช้กันมากในกรณีจ้างทำของที่มีเกณฑ์กำหนดแตกต่างไปจากมาตรฐานในท้องตลาด  เช่น  จ้างให้ผลิตเครื่องจักรที่ออกแบบเป็นพิเศษ  ฝ่ายผู้ซื้อจะส่งเจ้าหน้าที่ที่เกี่ยวข้องเข้าไปติดตามผลถึงสถานที่ผลิตเลยทีเดียว  ทั้งนี้เพื่อความมั่นใจว่า

                     -  คำสั่งซื้ออย่างเป็นทางการได้ไปถึงผู้ขายแล้ว  และกำลังมีการจัดการตามใบสั่งซื้อนั้น
                     -  หากเป็นการจ้างทำของ  ต้องแน่ใจว่าผู้รับจ้างได้สั่งให้โรงงานทำการผลิตแล้ว  โดยผู้เร่งรัดการจัดซื้ออาจขอเลขที่ใบสั่งงาน  ชื่อผู้ควบคุมการผลิตและสถานที่ติดต่อ   เพื่อใช้อ้างอิงและติดต่อสอบถามความก้าวหน้าของงาน
                     -  ฝ่ายผู้ขายไม่มีอุปสรรคใด ๆ มาขัดขวางจนต้องระงับการดำเนินการตามใบสั่งซื้อไว้แม้ชั่วคราว  ทั้งนี้เพื่อความมั่นใจว่าฝ่ายผู้ซื้อจะได้รับสิ่งของตามกำหนดเวลา
                     -  ความก้าวหน้าของงานเป็นไปตามที่กำหนดไว้ทุกประการ  ผู้ที่จะเร่งรัดการจัดซื้อได้ดี  ต้องมีความรู้ความสามารถ  มีความแยบยลในการเจรจา  และมีความกล้าพอที่จะแนะนำผู้ขาย  ให้จัดการกับปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น

                   ความรับผิดชอบของแผนกจัดซื้อ  (Responsibility  of  purchasing  section)

                   เมื่อองค์การมีความจำเป็น  ที่จะต้องมีการซื้อ  (Purchasing)  แผนกจัดซื้อหรือแผนกจัดซื้อ  จะต้องพยายามจัดซื้อให้ดีที่สุด  เพื่อให้บรรลุเป้าหมายของการจัดซื้อ  โดยการจัดซื้อที่ดีที่สุดจะต้องคำนึงถึงประเด็นสำคัญ  ดังนี้

    1.  คุณสมบัติที่ถูกต้อง
    2.  ปริมาณที่ถูกต้อง
    3.  ราคาที่ถูกต้อง
    4.  ช่วงเวลาที่ถูกต้อง
    5.  แหล่งขายที่ถูกต้อง
    6.  การนำส่งที่ถูกต้อง

                   วิธีปฏิบัติในการจัดซื้อ  (Procedure  in  purchasing)

                   การจัดซื้อวัสดุเพื่อนำมาใช้ในการผลิตและการดำเนินงานของธุรกิจเป็นภาระกิจที่ต้องปฏิบัติอย่างต่อเนื่อง  การปฏิบัติงานในช่วงหนึ่ง ๆ จะเกี่ยวพันกับการจัดซื้อหลาย ๆ รายการ  แต่ละรายมีความแตกต่างในด้านคุณสมบัติ  ราคา  จำนวน  แหล่งขาย  การปฏิบัติการจัดซื้อมีหลายขั้นตอน  แต่ละขั้นตอนมีเอกสารที่เกี่ยวข้องจำนวนมาก  ด้วยเหตุนี้การจัดซื้อจึงต้องใช้แรงงาน  เวลาและต้นทุนสูง การจัดระบบปฏิบัติในการสั่งซื้ออย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยให้การจัดซื้อดำเนินไปด้วยความคล่องตัว และถูกต้องเหมาะสม

                   ระบบปฏิบัติในการจัดซื้อของแต่ละกิจการย่อมแตกต่างกันไป  เนื่องจากแต่ละกิจการมีความแตกต่างกันไปในนโยบาย  สินค้าและบริการที่ผลิต  ทรัพยากรต่าง ๆ  ดังนั้นจึงไม่สามารถกำหนดรูปแบบที่ดีได้แน่นอนตายตัว   แต่โดยทั่วไประบบปฏิบัติในการจัดซื้อที่สมบูรณ์จะประกอบด้วยขั้นตอนพื้นฐาน  ดังนี้  (อ้างจาก  จุลศิริ  ศรีงามผ่อง, 2536, หน้า 6-7) 

                 1.  รับการวิเคราะห์ใบขอให้ซื้อ  (Purchase  Requisition)  ซึ่งจะวิเคราะห์ถึงประเภทของสิ่งของและจำนวนที่ซื้อ
                 2.  ศึกษาถึงสภาตลาด  แหล่งที่จะจัดซื้อ  และผู้ขาย
                 3.  ส่งใบขอให้เสนอราคา  (Request  for  Quotations)  ไปยังผู้ขายหลาบ ๆ แหล่ง  
                 4.  รับและวิเคราะห์ใบขอให้เสนอราคาจากผู้ขาย
                 5.  เลือกผู้ขายที่เสนอราคาและเงื่อนไขต่าง ๆ ที่ดีที่สุด
                 6.  คำนวณราคาของสิ่งของที่จะสั่งซื้อให้ถูกต้อง
                 7.  ส่งใบสั่งซื้อ  (Purchase  Order)  ไปยังผู้ขายที่ต้องการจะซื้อ
                 8.  ติดตามผลให้เป็นไปตามที่ได้ติดต่อหรือตามสัญญา
                 9.  วิเคราะห์รายงานการรับรองของ
                10. วิเคราะห์และตรวจสอบใบกำกับสินค้า  (Invoice)  ของผู้ขายเพื่อการจ่ายเงิน

ระบบการผลิต

ระบบการผลิต และการจัดทำสายการผลิตให้สมดุลย์ (production system & assembly line balancing)

          ในการผลิตโดยทั่วไป จะประกอบไปด้วย 3 ส่วนด้วยกัน คือ ปัจจัยการผลิต (input) ได้แก่ คน (man) วัตถุดิบ (materials) เครื่องจักร (machines) พลังงาน (energy) เงิน (money) ข่าวสารข้อมูล (information) ส่วนกระบวนการผลิต (process) ได้แก่ การเตรียมวัตถุดิบต่าง ๆ การนำส่วนประกอบต่าง ๆ เข้าด้วยกันการสร้างรูปทรง การตกแต่ง รูปทรงตลอดทั้งการบรรจุผลิตภัณฑ์เพื่อการจำหน่าย และส่วนที่เป็นผลผลิต (output) ได้แก่ ผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป (products) ซึ่งผลผลิตจะออกมาในรูปของสินค้าหรือบริการ ซึ่งรวมเรียกว่า ระบบการผลิต

ระบบการผลิต

          การผลิตเป็นกระบวนการที่ทำให้เกิดการสร้างสิ่งหนึ่งสิ่งใดขึ้นมาจากการใช้ทรัพยากรหรือปัจจัยการผลิตที่มีอยู่ การดำเนินการผลิตจะเป็นไปตามลำดับขั้นตอนของการกระทำก่อนหลัง กล่าวคือ จากวัตถุดิบที่มีอยู่จะถูกแปลงสภาพให้เป็นผลผลิตที่อยู่ในรูปตามต้องการ เพื่อให้การผลิตบรรลุวัตถุประสงค์ดังกล่าวนั้น จึงจำเป็นต้องมีการจัดการให้อยู่ในรูปของระบบการผลิต ซึ่งประกอบด้วยส่วนที่สำคัญ 3 ส่วน คือ ปัจจัยการผลิต (input) กระบวนการแปลงสภาพ (conversion process) และผลผลิต (output) ที่อาจเป็นสินค้า และบริการ  

          การผลิตที่มีประสิทธิภาพนั้น จะต้องคำนึงถึงปัจจัยด้านปริมาณ คุณภาพ เวลา และราคา ซึ่งทั้งหมดนี้จะต้องนำมารวมไว้ในระบบการผลิต โดยมีการวางแผนและควบคุมการผลิตเป็นแกนกลาง กิจกรรมต่าง ๆ ที่อยู่ในระบบการผลิตนั้นสามารถจำแนกได้เป็น 3 ขั้นตอน คือ การวางแผน (planning) การดำเนินงาน (operation) และการควบคุม (control)
          1. การวางแผน เป็นขั้นตอนของการวิเคราะห์ข้อมูลที่มีอยู่ และวางแผนการใช้ทรัพยากรให้ตรงตามเป้าหมายที่ต้องการ และเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ในแผนการผลิตจะกำหนดเป้าหมายย่อยไว้ในแผนกต่าง ๆ ในเทอมของเวลาที่กำหนดไว้ก่อนล่วงหน้า และจากเป้าหมายย่อย ๆ ที่ถูกกำหนดขึ้นเหล่านี้ ถ้าประสบผลสำเร็จก็จะส่งผลไปยังเป้าหมายที่ต้องการ
          2. การดำเนินงาน เป็นขั้นตอนของการดำเนินการ จะเริ่มต้นได้ก็ต่อเมื่อรายละเอียดต่าง ๆ ในขั้นตอนการวางแผนได้ถูกกำหนดไว้ในแผนการผลิตเรียบร้อยแล้ว
          3. การควบคุม เป็นขั้นตอนของการตรวจตราให้คำแนะนำและติดตามผลเกี่ยวกับการดำเนินงาน โดยใช้การป้อนกลับของข้อมูล (feed back information) ในทุก ๆ ขณะที่งานก้าวหน้าไป ผ่านกลไกการควบคุม (control mechanism) โดยที่กลไกนี้จะทำหน้าที่ปรับปรุงแผนงาน และเป้าหมายเพื่อให้เป็นที่เชื่อแน่ได้ว่าจะบรรลุเป้าหมายหลัก

ระบบการผลิตและการปฏิบัติการ
          ระบบการผลิตและการปฏิบัติการ ประกอบด้วยองค์ประกอบที่สำคัญ  5 ส่วน ซึ่งได้แก่ ปัจจัยนำเข้า (input) กระบวนการผลิตและแปลงสภาพ (production or conversion process) ผลได้ (output) ส่วนป้อนกลับ (feedback) และผลกระทบจากภายนอกที่เปลี่ยนแปลงโดยไม่ได้คาดหมาย  (random  fluctuations)

          ปัจจัยนำเข้า คือส่วนของทรัพยากรหรือสิ่งที่จำเป็นต้องใช้ในการผลิตสินค้าหรือบริการ ซึ่งโดยทั่วไปประกอบด้วย เงินทุน แรงงาน เครื่องจักร ที่ดิน วัตถุดิบ และความรู้ความสามารถในด้านการจัดการกระบวนการผลิตและแปลงสภาพ คือส่วนที่ทำหน้าที่นำเอาปัจจัยนำเข้ามาผลิต และแปลงสภาพเพื่อให้ได้เป็นสินค้าหรือบริการตามที่ต้องการ กระบวนการผลิตหรือแปลงสภาพประกอบด้วย วิธีการในการผลิตสินค้า วิธีการจัดลำดับการผลิต การวางแผนการผลิต การจัดสรรกำลังคนเพื่อการผลิต และอื่น ๆ ส่วนป้อนกลับ คือส่วนที่ใช้ในการควบคุมการทำงานของกระบวนการ เพื่อให้การทำงานของระบบการผลิตบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ ส่วนป้อนกลับนี้จะทำหน้าที่ประเมินผลได้ เช่น ปริมาณและคุณภาพของสินค้าที่ผลิตได้ นำมาเปรียบเทียบกับเป้าหมายที่วางแผนไว้ จากผลการเปรียบเทียบจะนำไปสู่การปรับปัจจัยนำเข้าหรือกระบวนการผลิตหรือแปลงสภาพ  เพื่อสร้างผลได้ตามที่ต้องการออกมา

          การเปลี่ยนแปลงที่ไม่ได้คาดหมาย ระบบการผลิตและการปฏิบัติการใด ๆ เมื่อดำเนินการอยู่อาจมีการเปลี่ยนแปลงที่ไม่ได้คาดหมายแต่มีผลกระทบต่อการดำเนินการ โดยทั่วไปการเปลี่ยนแปลงนี้จะมาจากภายนอกระบบหรือนอกองค์การ และอยู่นอกเหนืออำนาจการควบคุมของผู้บริหาร ตัวอย่างเช่น สภาพการเปลี่ยนแปลงทางเศรษฐกิจ อุบัติเหตุและภัยธรรมชาติ การขัดข้องเสียหายของเครื่องจักร เหล่านี้เป็นต้น